[учет без забот] Авансовые отчеты: полное руководство (Марина Аленина)

Программа мастер-класса:
Полный свод правил оформления авансового отчета (теория)

• Зачем нужен авансовый отчет (АО)
• Кому можно выдавать денежные средства под отчет
• Цель АО
• Нужен ли АО ИП
• Форма АО
• Приказ
• Положение о подотчетных лицах
• Наличные из кассы
• Пример заполнения при покупке офисной бумаги
• Проверка чеков
• Что делать, если чек не прошел проверку?
• Некорректный чек - риски компании
• Электронный чек: можно или нельзя?
• Заполнение АО: кто какие строки проверяет и заполняет.
• Как заполнить в 1С?
• Вкладка «Товары» в АО
• На какую карту можно выдавать аванс?
• Чек представлен, а товар не поступил на склад
• Что делать с распиской в АО
• Как вернуть остаток аванса?
• Срок хранения АО
• Что будет, если не оформлять АО?
• Что будет, если АО есть, но нет или не хватает чеков?

Как выдать деньги подотчет в 1С (практика)

• Наличными из кассы
• Перечислением на личную банковскую карту сотрудника
• С использованием корпоративной карты

Приобретение материалов/товаров подотчетным лицом в 1С (практика)
1. Полное отражение через Авансовый отчет (вкладка «Товары»)

• Преимущества и недостатки данного способа
• В каких ситуациях удобно применять данный способ

2. Раздельное отражение (вкладка «Оплата» + документ «Поступление»)

• Преимущества и недостатки данного способа
• В каких ситуациях удобно применять данный способ

Оплата работ (услуг) через подотчетное лицо в 1С (практика)

• Оформление авансового отчета (какая вкладка авансового отчета должна быть оформлена)
• Отражение операции в учете
• Возмещение перерасхода сотруднику
• Контроль операций

Разбор служебной командировки (теория)

• Понятие «Служебная командировка»
• Положение о командировках
• Как отличить командировку от работы в пути и разъездного характера работы
• Поездка в филиал компании — это командировка?
• Кого нельзя направить в командировку?
• Кого можно направить с разрешения?
• Можно ли уволить сотрудника, который не хочет ехать в командировку?
• Общие правила командировки
• Как оформить командировку пошагово: приказ, аванс, авансовый отчет
• Какие командировочные расходы бывают?
• Что такое суточные?
• Выплачиваются ли суточные в выходной день?
• Однодневная командировка
• Когда нужно выдать аванс
• Новое положение о командировках
• Подтверждающие документы
• Поездка в командировку на личном или служебном автомобиле
• Налоговый учет командировочных расходов при ОСНО и при УСН
• Работник утром вернулся из одной командировки, а вечером уже направляется в другую - как оформить?
• Изменился срок командировки
• Командировка отменилась

Авансовый отчет по командировке на территории РФ в 1С (практика)

• Какой документ для учета командировки выбрать
• Как учитывать электронные билеты в программе 1С
• Заполнение «Авансового отчета по командировке»
• Анализ операций
• Отражение НДС в Книге покупок

Удержание и списание задолженности по подотчетным суммам (теория + практика)

• Удержание задолженности по подотчетным суммам, если срок возврата аванса еще не истек
• Удержание задолженности по подотчетным суммам, если:

1. в установленные сроки подотчетное лицо не отчиталось;
2. авансовый отчет не утвержден руководителем;
3. истек срок возврата денег, установленный в организации.

• Списание задолженности по подотчетным суммам на примере прощения долга

Доверенность (практика)

• Назначение и важность доверенности
• Создание документа в 1С и верное его заполнение

Автор видео: Марина Аленина главный бухгалтер проекта «Учёт без забот»
Считаю, что правила работы с подотчетными лицами и оформления авансового отчета обязательно должен знать каждый бухгалтер.
Авансовый отчет — это главный инструмент для учета расчетов с подотчетными лицами.
Без верно оформленного авансового отчета мы не сможем подтвердить расходование денег при командировках сотрудников, закупке материалов и товаров, хозяйственных расходах и оплате услуг сторонних организаций.
А неверное оформление авансового отчета и подтверждающих документов однозначно может привести к доначислению налогов, включая НДФЛ.
Авансовый отчет — это не формальность, а финальное звено в цепочке, которое делает расходы законными. Его правильное оформление — это защита от претензий и финансовых потерь для компании.